Cum calculezi costul pe kilometru în transportul de marfă: formulă și exemplu pentru duba de 3,5 t și camion

Costul pe kilometru se calculează așa: aduni toate costurile unui vehicul pe o perioadă (combustibil, rate, asigurări, taxe de drum, reparații, șofer) și împarți suma la kilometrii parcurși în aceeași perioadă. Formula e simplă. Greșeala obișnuită e să numeri doar motorina: într-un exemplu realist pentru o dubă de 3,5 tone, motorina înseamnă sub o treime din costul real pe kilometru.

În acest ghid vezi ce costuri intră în calcul, formula pas cu pas, un exemplu complet pentru o dubă de 3,5 t, ce se schimbă la camion și cum ajungi de la costul pe km la tariful minim sub care pierzi bani.

De ce costul pe kilometru nu e doar motorina

Multe firme mici de transport își stabilesc tariful pornind de la consum: „mașina face 10 litri la sută, motorina e atât, mai pun o marjă”. Pe o cursă izolată pare corect. Pe o lună întreagă, rezultatul e de multe ori pe pierdere, pentru că mașina costă și când stă: rata de leasing, asigurările și rovinieta se plătesc oricum, iar salariul șoferului nu scade când nu ai comenzi.

Al doilea lucru care lipsește din calculul „pe motorină” sunt kilometrii goi: returul fără marfă, drumul până la primul client, ocolurile. Îi plătești la fel, dar nu îi facturezi.

Ce intră în costul pe kilometru: costuri fixe și variabile

Împarte costurile în trei grupe. Diferența dintre ele contează când volumul de lucru se schimbă.

Costuri fixe (se plătesc și cu mașina oprită):

• rata de leasing sau, pentru vehiculele cumpărate, amortizarea;
• asigurarea RCA și CASCO;
• rovinieta (pentru vehiculele de până la 3,5 t);
• ITP-ul și impozitul pe mijlocul de transport;
• parcarea, telefonul, abonamentele (de exemplu GPS sau programe).

Costuri variabile (cresc odată cu kilometrii):

• combustibilul și AdBlue;
• anvelopele;
• reviziile și reparațiile;
• taxele de drum care se plătesc pe distanță (TollRo pentru vehiculele peste 3,5 t), taxele de pod și de autostradă din alte țări;
• alte costuri de cursă (parcări, spălătorii, cântăriri).

Costuri de personal: costul complet al șoferului pentru firmă (salariu plus contribuțiile angajatorului) și diurnele. Sumele depind de contract și de tipul curselor, așa că verifică-le cu contabilul. Fără ele, rezultatul nu e costul tău real.

Amenzile și daunele nu le include în tarif. Ține-le separat: dacă apar des, sunt o problemă de rezolvat, nu un cost de transferat clientului.

Atenție la TVA: dacă firma este plătitoare de TVA și deduce taxa, calculează toate costurile fără TVA, ca să le poți compara cu tariful pe care îl facturezi tot fără TVA.

Formula pas cu pas

1. Alege perioada. Ideal 6–12 luni. O singură lună poate fi distorsionată de o reparație mare sau de o poliță plătită integral.
2. Adună costurile fixe și împarte-le la numărul de luni. Rezultă costul fix lunar.
3. Adună costurile de personal pe lună.
4. Adună costurile variabile pe perioadă și împarte-le la kilometrii parcurși. Rezultă costul variabil pe km.
5. Calculează costul total pe km:

cost pe km = (cost fix lunar + cost de personal lunar) ÷ km pe lună + cost variabil pe km

1. Calculează și pe kilometrii facturați: împarte costul total lunar la kilometrii pe care îi facturezi efectiv, fără kilometrii goi. Acesta e numărul cu care compari tariful.

Kilometrii îi iei din foile de parcurs sau din diferența de kilometraj de la începutul și sfârșitul perioadei. Dacă ai GPS pe mașini, kilometrii din GPS sunt de obicei cei mai exacți.

Exemplu complet: costul pe kilometru pentru o dubă de 3,5 tone

Cifrele de mai jos sunt ilustrative, pentru a arăta metoda. Înlocuiește-le cu cifrele tale. Singurele valori luate din surse publice sunt prețul motorinei și tariful rovinietei, la data scrierii (noiembrie 2026). Toate sumele sunt fără TVA.

Ipoteze: duba face 6.000 km pe lună, dintre care 20% sunt goi, deci facturezi 4.800 km. Consumul mediu este de 10 l/100 km. Motorina standard a costat în jur de 10,90 lei/l cu TVA în octombrie 2026 (aproximativ 9,00 lei/l fără TVA, la cota de 21%). Rovinieta pe 12 luni pentru un vehicul de marfă de până la 3,5 t, Euro VI, costă 579 lei cu TVA, conform tarifelor CNAIR în vigoare din 1 octombrie 2026.

Rezultate:

• Cost pe km parcurs: 20.055 ÷ 6.000 = 3,34 lei/km.
• Cost pe km facturat: 20.055 ÷ 4.800 = 4,18 lei/km.
• Doar motorina: 5.400 ÷ 6.000 = 0,90 lei/km.

Diferența dintre 0,90 și 4,18 lei/km este exact pierderea pe care n-o vezi dacă stabilești tariful pornind de la consum.

Ce se întâmplă când scad comenzile

Costurile fixe și cele de personal (13.615 lei pe lună în exemplu) rămân aceleași. Dacă într-o lună slabă duba face doar 4.000 km, dintre care 3.200 facturați:

• costurile variabile scad la aproximativ 1,07 lei/km × 4.000 = 4.293 lei;
• costul total lunar devine 13.615 + 4.293 = 17.908 lei;
• costul pe km facturat urcă la 17.908 ÷ 3.200 = 5,60 lei/km.

Cu același tarif, o lună bună poate aduce profit, iar una slabă pierdere. Exemplul e simplificat (presupune că diurnele și salariul rămân fixe), dar arată de ce merită să știi și costul fix lunar, nu doar costul pe km.

Ce se schimbă la camion

Metoda e aceeași. Diferă câteva linii mari:

• Taxa de drum. Din 1 octombrie 2026, vehiculele de marfă de peste 3,5 t nu mai plătesc rovinietă, ci TollRo, o taxă calculată după distanță, masa maximă autorizată și clasa Euro (anunțul CNAIR). Pentru un camion de 12 t sau mai mult, Euro VI, tariful este de 0,48 lei/km pe autostrăzi și drumuri expres și 0,24 lei/km pe drumuri naționale, cu TVA (tabelul tarifelor). Pentru vehiculele de 3,5–7,5 t și 7,5–12 t, tarifele sunt mai mici.
• Combustibilul cântărește mult mai mult. La un consum de 30 l/100 km, combustibilul ajunge la circa 2,70 lei/km fără TVA.
• Anvelopele, reparațiile și asigurările sunt mai scumpe, iar la cursele internaționale se adaugă taxele de drum din alte țări și diurnele externe.

Exemplu pentru TollRo: un camion de peste 12 t, Euro VI, care face 10.000 km pe lună în România, 6.000 pe drumuri naționale și 4.000 pe autostradă, plătește 6.000 × 0,24 + 4.000 × 0,48 = 3.360 lei cu TVA, adică aproximativ 2.777 lei fără TVA, sau 0,28 lei/km. Pentru un camion, e o linie nouă în calcul, care până la 1 octombrie era o rovinietă fixă pe an.

De la costul pe kilometru la tariful minim

Tariful minim e costul pe km facturat, nu pe km parcurs, plus marja:

tarif minim pe km = cost pe km facturat × (1 + marjă)

În exemplul cu duba, la o marjă de 15%: 4,18 × 1,15 = 4,80 lei/km, fără TVA. Sub acest tarif, fiecare cursă îți reduce profitul, chiar dacă acoperă motorina.

Există un tarif de piață pe kilometru? Nu unul valabil pentru toată lumea. Tariful depinde de zonă, de tonaj, de tipul mărfii, de urgență și mai ales de faptul că ai sau nu marfă la retur. Un tarif care pentru un concurent cu retur plin e profitabil poate fi pe pierdere pentru tine. De aceea pornește de la costul tău, apoi compară-l cu ce acceptă piața.

Compară clienții, nu doar cursele. Un client cu multe curse scurte, așteptări lungi la încărcare și retururi goale poate avea un cost pe km facturat mult mai mare decât media. Dacă îi aplici tariful mediu, câștigi pe ceilalți și pierzi pe el.

Același calcul pentru mașinile de serviciu

Pentru autoturismele și dubele folosite de agenți, tehnicieni sau manageri formula e aceeași, doar că lipsesc diurnele și, de obicei, taxele pe distanță. Costul pe km nu îl compari cu un tarif, ci între vehicule: arată care mașină e prea scumpă pentru ce face și te ajută la decizia de a păstra sau înlocui o mașină.

Când merită să înlocuiești vehiculul

Urmărește costul pe km al fiecărui vehicul de la un an la altul. Semnalul de alarmă: costul pe km crește din cauza reparațiilor, deși vehiculul face aceiași kilometri sau mai puțini. Când reparațiile și timpul petrecut în service ajung aproape de rata unui vehicul nou, înlocuirea iese de obicei mai ieftină. Compară însă pe costul total, nu doar pe rată.

De unde iei datele (și cum nu le pierzi)

Calculul e la fel de bun ca datele din spate:

• combustibil: bonurile sau extrasul cardului de carburant, legate de vehicul;
• service, piese, anvelope: facturile, legate de vehicul și de kilometraj;
• asigurări, leasing, rovinietă: polițele și contractele, cu sumele și scadențele lor;
• taxe de drum și costuri de cursă: legate de cursa la care s-au făcut;
• kilometri: foile de parcurs, kilometrajul la început și sfârșit de lună sau GPS-ul.

Pentru câteva vehicule, un tabel bine ținut e suficient. Dacă pornești de la zero, șablonul Excel gratuit de evidență a parcului auto are deja foile de vehicule, scadențe și costuri, plus costul pe km pe fiecare vehicul. Cum se construiește îl găsești în ghidul despre evidența parcului auto în Excel.

Tabelul devine greu de ținut când ai mulți șoferi, multe curse și costuri care trebuie legate de cursa la care s-au făcut. Atunci merită un program de gestiune a parcului auto. Dacă ești în etapa de comparație, vezi și cum alegi un program de gestiune a parcului auto.

În Kaiun, pe planul Business, raportul de costuri adună pe fiecare vehicul și pe fiecare lună combustibilul, costurile de cursă, reparațiile, amenzile și contractele (leasing, RCA, ITP, rovinietă, CASCO) și calculează costul pe km din kilometrii curselor înregistrate. Raportul de profitabilitate pe client compară ce ai facturat fiecărui client cu combustibilul și costurile curselor lui. Salariile, diurnele și amortizarea nu fac parte din aceste rapoarte, așa că pentru tariful minim le adaugi separat, ca în exemplul de mai sus.

Întrebări frecvente

Cum calculez costul pe km pentru o dubă de 3,5 tone?

Aduni pe o lună costurile fixe (rată, asigurări, rovinietă, impozit), costul șoferului și costurile variabile (motorină, anvelope, revizii, taxe de pod), apoi împarți totalul la kilometrii parcurși. În exemplul din articol, o dubă de 3,5 t care face 6.000 km pe lună costă 3,34 lei/km parcurs și 4,18 lei/km facturat, fără TVA. Cifrele sunt ilustrative.

Ce costuri intră în costul pe km la transportul de marfă?

Costuri fixe (leasing sau amortizare, RCA, CASCO, rovinietă, ITP, impozit, abonamente), costuri variabile (combustibil, AdBlue, anvelope, revizii și reparații, taxe de drum pe distanță, alte costuri de cursă) și costuri de personal (costul complet al șoferului și diurnele).

Care e diferența dintre costul pe km și tariful pe km?

Costul pe km arată cât te costă un kilometru. Tariful pe km e cât îi ceri clientului. Tariful minim se obține din costul pe km facturat, adică fără kilometrii goi, la care adaugi marja dorită.

Intră salariul șoferului în costul pe km?

Da, dacă vrei să afli tariful minim. Costul complet al șoferului pentru firmă și diurnele sunt de obicei unul dintre cele mai mari costuri ale unui vehicul de transport. Fără ele, costul pe km iese mult prea mic.

Calculez pe kilometrii totali sau doar pe cei cu marfă?

Pe amândoi. Costul pe km parcurs îți arată cât de eficient e vehiculul. Costul pe km facturat, care include și kilometrii goi, e cel pe care îl compari cu tariful.

Ce este TCO la un vehicul?

TCO (costul total de proprietate) înseamnă toate costurile unui vehicul pe durata folosirii lui: achiziția sau leasingul, finanțarea, combustibilul, asigurările, taxele, mentenanța și reparațiile, minus valoarea de revânzare. Costul pe km e TCO-ul raportat la kilometrii parcurși.

Plătește o dubă de 3,5 tone TollRo?

Nu. TollRo se aplică, din 1 octombrie 2026, vehiculelor de marfă cu masa maximă autorizată de peste 3,5 t. Vehiculele de marfă de până la 3,5 t plătesc în continuare rovinieta.

Concluzie

Costul pe kilometru nu se calculează din motorină, ci din toate costurile vehiculului împărțite la kilometrii parcurși, iar tariful minim se raportează la kilometrii facturați. Calculează o dată pentru fiecare tip de vehicul, actualizează la câteva luni și compară cu tarifele pe care le practici: vezi imediat ce curse și ce clienți îți aduc bani și care doar acoperă motorina.

Testează Kaiun gratuit, 14 zile, fără card →

Dacă vrei să vezi rapoartele de cost pe cazul firmei tale, poți programa un demo.