Politica de Confidențialitate

1. Operatorul de date

Operatorul datelor cu caracter personal este AMHOLD SOFT SRL, cu sediul social în Str. Avram Iancu nr. 7, Loc. Urziceni, jud. Ialomița, cod poștal 925300, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J21/155/2020, CUI 40978175. Prelucrăm datele în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR — Regulamentul UE 2016/679) și legislația română aplicabilă. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO); pentru orice solicitare ne poți contacta la contact@kaiun.ro.

2. Ce date colectăm

Colectăm și prelucrăm următoarele categorii de date:

• Date de cont: nume, adresă de email, parolă criptată, numele și datele companiei.
• Date introduse de utilizator: vehicule, șoferi, parteneri, comenzi de service, documente și orice alte date introduse în platformă — acestea îți aparțin în totalitate.
• Date de utilizare: modulele accesate, acțiunile efectuate în platformă, timestamp-uri.
• Date tehnice: adresă IP, tip browser, sesiune de autentificare (token Sanctum).
• Date de facturare: datele necesare emiterii facturilor; datele cardului sunt procesate direct de Netopia și nu sunt stocate de noi.

3. Scopurile și baza legală a prelucrării

Prelucrăm datele pentru următoarele scopuri, fiecare cu temeiul său legal:

• Furnizarea Serviciului (cont, module, stocarea datelor tale) — executarea contractului (Art. 6 (1)(b) GDPR).
• Autentificare și securitate — interesul nostru legitim de a proteja platforma (Art. 6 (1)(f) GDPR).
• Comunicări tranzacționale (resetare parolă, notificări, alerte) — executarea contractului (Art. 6 (1)(b) GDPR).
• Facturare și obligații fiscale — îndeplinirea unei obligații legale (Art. 6 (1)(c) GDPR).
• Email-uri de marketing / newsletter — pe baza consimțământului tău, pe care îl poți retrage oricând (Art. 6 (1)(a) GDPR).
• Analiza utilizării site-ului (Google Analytics) — pe baza consimțământului acordat prin bannerul de cookie-uri (Art. 6 (1)(a) GDPR).

Nu vindem, nu cedăm și nu folosim datele tale pentru marketing terț.

4. Cookie-uri și analiză

Folosim cookie-uri funcționale, strict necesare autentificării (token de sesiune), care nu necesită consimțământ. De asemenea, folosim Google Analytics pentru a înțelege modul de utilizare a site-ului; aceste cookie-uri de analiză sunt activate doar după acordarea consimțământului prin bannerul de cookie-uri. Îți poți retrage consimțământul oricând din setările de cookie-uri.

5. Unde stocăm datele

Aplicația și baza de date sunt găzduite la SiteBunker (România). Fișierele încărcate de tine (documente, atașamente) sunt stocate în Amazon S3, regiunea Frankfurt (eu-central-1, Germania). Toate aceste locații se află în Uniunea Europeană. Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice pentru protejarea datelor: criptare în tranzit (HTTPS/TLS), backup periodic și acces restricționat.

6. Sub-procesatori și partajarea datelor

Pentru furnizarea Serviciului colaborăm cu următorii sub-procesatori, exclusiv în scopurile descrise:

• SiteBunker (România) — găzduirea aplicației și a bazei de date.
• Amazon Web Services (S3, Frankfurt) — stocarea fișierelor încărcate.
• Mailgun (SUA) — trimiterea email-urilor tranzacționale și de notificare.
• Netopia Payments (România) — procesarea plăților; datele cardului nu trec prin Kaiun.
• Google Analytics (SUA) — analiza utilizării site-ului, doar cu consimțământ.

Nu partajăm datele tale cu agenții de publicitate sau alte entități comerciale terțe.

7. Transferuri internaționale

Majoritatea datelor sunt prelucrate și stocate în Uniunea Europeană. Anumiți furnizori (Mailgun și Google Analytics) sunt companii din SUA; în aceste cazuri transferul se realizează pe baza Clauzelor Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană și/sau a cadrului EU–U.S. Data Privacy Framework, cu garanții adecvate. Către Mailgun se transmit doar datele minime necesare trimiterii email-ului (adresa și conținutul notificării).

8. Retenția datelor

Datele contului și datele introduse în platformă sunt păstrate pe durata abonamentului activ și încă 30 de zile după anularea contului, perioadă în care poți solicita exportul lor. După acest termen, datele sunt șterse definitiv, cu excepția celor pe care trebuie să le păstrăm pentru îndeplinirea obligațiilor legale (ex. facturi, conform legislației fiscale). Poți solicita ștergerea imediată oricând.

9. Drepturile tale (GDPR)

Conform GDPR, ai următoarele drepturi:

• Acces — să soliciți o copie a datelor tale.
• Rectificare — să corectezi datele inexacte.
• Ștergere — să soliciți ștergerea contului și a datelor asociate.
• Restricționare — să limitezi prelucrarea în anumite situații.
• Portabilitate — să primești datele într-un format structurat, utilizat în mod curent.
• Opoziție — să te opui prelucrării întemeiate pe interes legitim.
• Retragerea consimțământului — pentru marketing și analiză, oricând, fără a afecta prelucrările anterioare.
• Plângere — să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, www.dataprotection.ro).

Pentru exercitarea acestor drepturi, contactează-ne la contact@kaiun.ro. Răspundem în cel mult 30 de zile.

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri de securitate adecvate: criptare în tranzit (HTTPS/TLS), parole stocate sub formă de hash, control al accesului bazat pe roluri și izolarea datelor între clienți (arhitectură multi-tenant). În cazul unei breșe de securitate care îți afectează datele, vei fi notificat conform obligațiilor legale.

11. Modificări ale politicii

Orice modificare semnificativă a acestei politici va fi comunicată prin email cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare.

12. Contact

Pentru întrebări legate de confidențialitate sau exercitarea drepturilor GDPR, ne poți contacta la: contact@kaiun.ro