Evidența parcului auto în Excel: tabel gratuit și momentul în care nu mai ține

Pentru un parc de câteva vehicule, Excel-ul este un instrument bun: gratuit, cunoscut de toată lumea și destul de flexibil. Problemele apar când tabelul nu mai ține pasul cu parcul: o scadență ratată, două versiuni ale aceluiași fișier, un cost pe care nu-l mai găsești. Nu Excel-ul e vinovat, ci faptul că i se cere să facă un lucru pentru care nu a fost construit.

În acest articol vezi ce trebuie să conțină o evidență a parcului auto, cum o construiești în Excel, pas cu pas, și cum îți dai seama că a venit momentul să treci la un program. La final găsești un șablon Excel gratuit de evidență a parcului auto, cu formulele deja făcute.

Ce trebuie să conțină o evidență a parcului auto

O evidență utilă are trei seturi de informații, legate între ele printr-un singur câmp comun: numărul de înmatriculare. Dacă îl scrii altfel într-un loc (cu spațiu, cu litere mici), sumele nu se mai adună. Alege un format și respectă-l peste tot, de exemplu B123ABC.

1. Fișa fiecărui vehicul

Aici ții datele care se schimbă rar:

• numărul de înmatriculare;
• marca și modelul, anul de fabricație;
• categoria (autoturism, autoutilitară, camion, remorcă, echipament);
• seria de șasiu;
• kilometrajul actual și kilometrajul de la începutul perioadei, pentru calculul costului pe kilometru;
• șoferul alocat;
• statusul (activ, în service, inactiv);
• data și valoarea achiziției.

2. Scadențele documentelor

Un rând pentru fiecare document, nu pentru fiecare vehicul. Un vehicul are mai multe documente, fiecare cu data lui:

• tipul documentului (RCA, ITP, rovinietă, CASCO, leasing, tahograf, licență de transport);
• emitentul sau furnizorul și numărul documentului;
• data expirării;
• costul.

Termenele depind de categoria vehiculului și de reglementările în vigoare, deci nu le deduce din memorie. Verifică-le la sursă: RAR pentru ITP, ASF pentru asigurarea RCA și CNAIR pentru rovinietă.

3. Costurile

Un rând pentru fiecare cheltuială: data, vehiculul, tipul costului (combustibil, reparații, piese, anvelope, asigurări, taxe, amenzi), suma și kilometrajul de la data respectivă. Fără legătura cu vehiculul, o factură de service rămâne o cifră într-o listă, nu o informație.

Cum îl construiești în Excel, pas cu pas

1. Un tabel pe foaie. Foile Vehicule, Scadențe și Costuri, fiecare cu rândul de antet fix (Vizualizare, Înghețare panouri). Nu amesteca seturile în același tabel.
2. Liste de alegere. Pentru categorie, status, tip de document și tip de cost folosește Validarea datelor (Date, Validare date, Listă). Elimină variantele scrise diferit ale aceluiași lucru.
3. Zile rămase. În foaia de scadențe, o coloană cu formula =E2-TODAY(), unde E este coloana cu data expirării. Rezultatul negativ înseamnă document expirat. Dacă Excel-ul tău este în română, funcțiile au nume traduse (de exemplu, TODAY apare ca AZI) și argumentele se separă prin punct și virgulă, nu prin virgulă; folosește asistentul de funcții.
4. Status calculat. O coloană cu =IF(F2<0,"Expirat",IF(F2<=30,"Expiră curând","În termen")). Pragul de 30 de zile îl alegi tu, în funcție de cât timp îți trebuie ca să reînnoiești un document.
5. Culori. Formatare condiționată pe coloana de status: roșu pentru expirat, galben pentru „expiră curând”, verde pentru în termen.
6. Cost pe kilometru. Pe un panou separat, pentru fiecare vehicul: suma costurilor (SUMIF pe numărul de înmatriculare) împărțită la kilometrii parcurși (kilometraj actual minus kilometraj la început de perioadă).

Dacă nu vrei să construiești toate astea de la zero, șablonul de la finalul articolului are deja aceste foi și formule.

Ce face bine Excel-ul și unde se oprește

Excel-ul poate colora o scadență, dar nu îți scrie dacă nu deschizi fișierul. Statusul se actualizează doar când îl vezi, iar dacă nu îl deschizi în săptămâna în care expiră un RCA, nu afli. Asta este limita de fond, nu o problemă de formule.

Ce face bine:

• costă zero și îl poate folosi oricine din echipă;
• se adaptează rapid la o nevoie specifică (o coloană în plus, un filtru);
• este potrivit pentru câteva vehicule și o singură persoană care întreține fișierul.

Unde se oprește:

• nu trimite alerte când fișierul este închis;
• nu păstrează istoric al modificărilor: nu știi cine a schimbat o dată și când;
• nu controlează accesul: orice persoană cu fișierul poate modifica orice celulă;
• nu leagă documentele de vehicul: polițele scanate rămân în foldere separate;
• când mai multe persoane editează în paralel, apar versiuni diferite ale aceluiași fișier.

Am descris mai pe larg aceste limite, cu cele 6 semne că Excel-ul nu mai ține evidența parcului, în articolul De ce Excel nu mai e suficient pentru o flotă în creștere.

Când rămâi pe Excel și când treci la un program

Nu există un număr magic, dar există o regulă practică.

Rămâi pe Excel dacă:

• ai sub 5 vehicule;
• fișierul îl ține o singură persoană;
• nu ai ratat nicio scadență în ultimul an.

Începe să cauți un program dacă:

• ai 5 sau mai multe vehicule;
• fișierul îl editează mai mult de o persoană;
• ai ratat măcar o scadență sau nu poți spune rapid cât costă un vehicul pe kilometru;
• vrei să știi cine a condus un vehicul la o anumită dată.

Un program de gestiune a parcului auto rezolvă exact limitele de mai sus. În Kaiun, de exemplu:

• scadențele (RCA, ITP, rovinietă, CASCO, leasing) apar cu alerte în aplicație, iar pe planul Business primești și emailuri de alertă, cu numărul de zile ales de tine;
• ai istoricul alocării șofer–vehicul;
• costurile sunt legate de fiecare vehicul, cu cost total și cost pe kilometru;
• documentele sunt atașate direct pe vehicul;
• anvelopele se urmăresc individual, cu seturi sezoniere și hotel de anvelope.

Un lucru pe care să-l știi de la început: Kaiun este un program de administrare a parcului auto, nu un sistem de urmărire GPS. Nu îți arată unde se află vehiculul în timp real.

Prețurile sunt fixe: Starter, 129 €/lună, pentru până la 5 vehicule, și Business, 199 €/lună, pentru până la 20 de vehicule (plus TVA). Poți încerca 14 zile gratuit, fără card. Detaliile sunt pe pagina de prețuri, iar funcțiile pe cea de funcționalități. Dacă vrei întâi explicația simplă a termenului „ERP”, vezi ce este un ERP pentru flota auto.

Șablonul gratuit de evidență a parcului auto

Șablonul are cinci foi:

• Vehicule: număr de înmatriculare, categorie, serie de șasiu, kilometraj, șofer alocat și status, cu liste de alegere;
• Scadențe: RCA, ITP, rovinietă, CASCO, leasing; zilele rămase și statusul (expirat, expiră curând, în termen) se calculează singure, cu culori;
• Costuri: combustibil, reparații, piese, anvelope, amenzi, fiecare cost legat de vehiculul lui;
• Panou: pentru fiecare vehicul, documentele expirate, cele care expiră în 30 de zile, costurile totale și costul pe kilometru;
• Instrucțiuni: cum îl completezi, ce culori au celulele și ce reguli respecți ca sumele să se adune corect.

Conține și trei rânduri de exemplu, marcate EXEMPLU, pe care le ștergi înainte să începi. Îl primești pe email, într-un minut, de pe pagina șablon Excel gratuit pentru evidența parcului auto. Nu ai nevoie de cont, iar linkul de descărcare este valabil 7 zile. Pentru a-l primi, introduci doar adresa de email.

Întrebări frecvente

Cum țin evidența parcului auto în Excel?

Folosește trei foi legate prin numărul de înmatriculare: una pentru vehicule, una pentru scadențele documentelor (RCA, ITP, rovinietă, CASCO, leasing) și una pentru costuri. Adaugă o coloană cu zilele rămase până la expirare și una cu statusul calculat, apoi colorează statusul cu formatare condiționată. Pașii sunt detaliați mai sus, iar șablonul gratuit îi conține deja.

Ce coloane trebuie să aibă un tabel de evidență a parcului auto?

Pe vehicul: număr de înmatriculare, marcă și model, categorie, serie de șasiu, kilometraj, șofer alocat și status. Pe scadențe: tipul documentului, emitentul, numărul, data expirării și costul. Pe costuri: data, vehiculul, tipul costului, suma și kilometrajul.

Pot primi alerte pentru ITP și RCA direct din Excel?

Nu dintr-un fișier simplu. Excel-ul poate colora scadențele care se apropie, dar nu trimite emailuri sau notificări dacă fișierul nu este deschis. Pentru alerte automate ai nevoie de automatizări separate, pe care puține firme le configurează și le mențin, sau de un program de gestiune a parcului auto.

Până la câte vehicule ține Excel-ul?

Nu există o limită tehnică fixă. Contează mai mult câte scadențe și câte persoane lucrează în fișier. Ca regulă practică, sub 5 vehicule și cu o singură persoană care întreține fișierul, Excel-ul poate ajunge. De la 5 vehicule sau când fișierul este editat de mai multe persoane, riscul de scadențe ratate și de date contradictorii crește.

Șablonul de evidență a parcului auto este gratuit?

Da. Îl primești pe email după ce introduci adresa, fără cont și fără card. Linkul de descărcare este valabil 7 zile; dacă expiră, îl poți cere din nou de pe pagina șablonului.

Pot încerca Kaiun înainte să plătesc?

Da. Ai 14 zile gratuit, fără card de credit. Poți introduce vehiculele reale și alertele de expirare și vezi dacă ți se potrivește.